Les obligations comptables d’une SAS
En tant qu’entité juridique, une Société par actions simplifiées (SAS) est tenue d’assurer une gestion financière transparente. Cela nécessite l’établissement de documents comptables, la production d’états financiers et, selon la situation de la société, la nomination d’un commissaire aux comptes. Bien que cette forme d’entreprise bénéficie d’une comptabilité simplifiée, elle doit se conformer à certaines obligations en matière de comptabilité.
Enregistrer les mouvements dans les livres comptables
Une SAS doit enregistrer de manière précise et chronologique les opérations financières qui affectent le patrimoine de l’entreprise. Pour cela, elle doit tenir trois livres comptables.
Le livre-journal
Ce registre répertorie de manière chronologique et détaillée l’ensemble des transactions financières de l’entreprise, dont :
- Les ventes et les encaissements (paiements des clients, remises…),
- Les achats et les paiements (matières premières, services…),
- Les charges et les produits (les impôts et taxes, les assurances, les revenus de placement…),
- Les opérations de trésorerie (les fonds placés, les rachats de placement…),
- Etc.
Il doit indiquer la date, la nature, la justification et le montant des mouvements comptables. Ce document de base retrace l’historique comptable de l’entreprise et sert de justificatif aux écritures comptables lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit.
Le grand livre
Il classifie les opérations financières par compte. Chaque mouvement enregistré dans le livre-journal est reporté dans le compte correspondant du grand-livre. Ce document regroupe les comptes fournisseurs, les comptes clients, les comptes de trésorerie, les comptes d’immobilisations, les comptes de charges, etc. Il offre ainsi une vision globale de la situation financière de l’entreprise.
Le grand livre permet de contrôler les soldes des comptes. En comparant les totaux débit et crédit de chaque compte, il est possible de détecter les éventuelles erreurs comptables ou les soldes incorrects. Cela contribue à assurer l’exactitude des informations financières de l’entreprise.
Le livre d’inventaire
Également obligatoire pour une SAS, le livre d’inventaire constitue un état des lieux précis des actifs et passifs à une date donnée. Il englobe à la fois les biens détenus par l’entreprise (les stocks, les équipements, les immobilisations) ainsi que les dettes et obligations (les dettes fournisseurs, les emprunts, les charges à payer). Cela donne un aperçu détaillé de la situation patrimoniale de l’entreprise.
Le livre d’inventaire est émis à la clôture de chaque exercice comptable et permet de dresser un bilan précis de la situation patrimoniale de la SAS. Il fournit les informations nécessaires pour réaliser le bilan de l’entreprise.
Établir les comptes annuels
Outre les livres comptables, les comptes annuels font partie des documents comptables obligatoires pour la SAS. Ils présentent une vision d’ensemble de la situation financière, des performances et des flux de trésorerie d’une entreprise à la fin de chaque exercice comptable. Ils comprennent les éléments suivants.
Le bilan
État financier essentiel dans la comptabilité d’une SAS, le bilan a plusieurs utilités, notamment :
- La récapitulation des actifs et des passifs ;
- Le calcul des capitaux propres permettant une évaluation du patrimoine de l’entreprise ;
- La détermination du ratio de solvabilité et du ratio d’endettement pour analyser la capacité de l’entreprise à rembourser ses dettes ;
- La prise de décisions financières liées à la rentabilité, la croissance, les besoins en financement, etc.
Par ailleurs, il s’agit d’un document de base pour l’établissement du compte de résultat, un autre composant des comptes annuels.
Le compte de résultat
Son utilité principale est de présenter les revenus, les dépenses, les charges et les profits sur une période donnée, généralement un exercice comptable. Le compte de résultat permet de déterminer la performance financière de l’entreprise sur une période donnée. En soustrayant les dépenses et les charges des revenus, on obtient le résultat net, qui représente le profit ou la perte réalisé.
Ce document constitue également un outil pour analyser les marges brutes et les marges opérationnelles de l’entreprise. Il aide à la prise de décisions stratégiques concernant les sources de revenus les plus rentables, les dépenses les plus significatives, les charges qui peuvent être réduites, etc.
L’annexe
Document complémentaire aux deux états financiers précédents, l’annexe fournit des informations détaillées relatives aux écritures dans le bilan comptable et le compte de résultat. Elle permet une meilleure compréhension de ces derniers en donnant plus de précision.
Conserver les justificatifs et les documents comptables
Une SAS doit conserver de manière organisée et accessible tous les documents et pièces qui permettent de justifier les opérations comptables enregistrées dans ses livres. Cela comprend :
- Les factures d’achat et de vente,
- Les relevés bancaires,
- Les contrats,
- Les bordereaux de paie,
- Les déclarations fiscales,
- Etc.
La durée de conservation des documents comptables varie selon la nature de chaque document. En général, les pièces justificatives doivent être conservées pendant une période de dix ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent. Cependant, certains documents spécifiques peuvent nécessiter une conservation plus longue, comme les documents liés à la propriété immobilière ou les contrats de travail.
Les états financiers annuels de la SAS, tels que le bilan, le compte de résultat, l’annexe, doivent également être conservés pendant une période de dix ans à compter de leur établissement. Ces documents et pièces justificatives peuvent être requis lors d’audits, de vérifications fiscales ou pour d’autres raisons légales.
Désigner un commissaire aux comptes
Pour une SAS, la nomination d’un commissaire aux comptes (CAC) dépend de certains critères spécifiques.
Les conditions relatives à la taille de l’entreprise
La loi PACTE du 22 mai 2019 stipule que toutes les sociétés, quel que soit son statut juridique (y compris la SAS), doivent désigner un commissaire aux comptes si elle dépasse au moins deux des trois seuils suivants pendant deux exercices consécutifs :
- Un total du bilan supérieur à 4 millions d’euros,
- Un chiffre d’affaires hors taxes supérieur à 8 millions d’euros,
- Un nombre moyen de salariés permanents supérieur à 50.
La filialisation
Une SAS qui est une filiale d’une société soumise à l’obligation de désigner un CAC doit aussi nommer un commissaire aux comptes. Il en est de même pour une SAS qui détient une autre société.
Une décision des associés
Même si la SAS ne dépasse pas les seuils légaux, les associés peuvent demander la nomination d’un commissaire aux comptes s’ils détiennent au moins 10 % du capital social de l’entreprise.
La tenue d’une comptabilité régulière et précise constitue une obligation légale, mais pas que. Ceci permet de déterminer la performance de l’entreprise et la rentabilité de son activité. Les obligations comptables de la SAS contribuent à la fois à fournir une image fidèle de sa situation financière et à faciliter la prise de décisions.